O ano de 2018 começou com uma nova obrigação para as empresas brasileiras. Após debates e ajustes, teve início em 8 de janeiro a implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial, para recolhimento das informações das empresas por meio digital. Instituído pelo Decreto n° 8.373, de 11 de dezembro de 2014, no governo da então presidente Dilma Rousseff, o sistema unificará a transmissão de dados enviados pelos empregadores ao governo, substituindo pelo menos 15 grupos de informações que antes eram enviados em papel, eliminando assim uma parte da burocracia.
O governo federal investiu R$ 100 milhões no desenvolvimento do eSocial, com o objetivo de desburocratizar o ambiente de negócios do País. O sistema também vai permitir uma melhor armazenagem dos dados dos trabalhadores brasileiros, realizando uma padronização das informações e melhor controle. “O eSocial vai otimizar a manipulação de documentos importantes ao tratá-los em meio digital, além de organizar melhor o fluxo de trabalho dos setores de Departamento Pessoal e Recursos Humanos das empresas”, afirmou Hélio Donin Junior, diretor de Educação e Cultura da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).
Além da desburocratização, outro fator que deve melhorar é a qualidade das informações repassadas ao governo federal. “O eSocial está exigindo uma qualidade maior das informações por parte das empresas, o que vai permitir um controle melhor dos dados dos trabalhadores e uma visão mais assertiva do mundo do trabalho brasileiro”, complementou Donin. Outro aspecto que será potencializado pelo eSocial é a ampliação da fiscalização das empresas, uma vez que os dados deverão seguir rigorosamente o que está previsto em lei, podendo ser mais bem inspecionados em meio digital.
Atuação por menos impactos nos empresários
Antes de se chegar à versão atual, foi necessária uma árdua atuação do setor privado para a construção de um modelo que não fosse prejudicial às empresas, especialmente aos pequenos e médios empreendedores. Nesse contexto, a participação da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC) e da Fenacon, além de outras entidades, foi fundamental para um sistema ideal.
A CNC e a Fenacon integram o Grupo de Trabalho (GT) Confederativo do eSocial, instituído pelo governo federal, que reúne o Ministério do Trabalho, a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal e outras entidades da sociedade civil. O GT surgiu para reunir sugestões e aprimorar o sistema, visando à obtenção de um trabalho positivo. “Foram mais de quatro anos sugerindo ajustes e diminuindo os impactos para as empresas. Nós avaliamos, do ponto de vista dos empresários, dos escritórios de contabilidade, tecnologia da informação, entre outros, o que poderia dar errado no dia a dia das empresas e, a partir daí, fomos mitigando os contratempos”, informou Hélio Donin Junior.
A liberação em fases da implantação do eSocial, por exemplo, foi um pleito efetuado no âmbito do GT Confederativo. “A entrada em vigor do eSocial por fases atendeu a uma reivindicação do setor produtivo ao governo, solicitação feita pelos representantes das confederações e federações que integram o GT, inclusive CNC e Fenacon, durante reunião realizada na CNC, em 23 de agosto de 2017”, afirmou o advogado da Divisão Sindical da Confederação Antônio Lisboa.
Além disso, a atuação das entidades evidenciou a preocupação com as micro e pequenas empresas (MPEs) e os microempreendedores individuais (MEIs) que possuem funcionários e também precisarão utilizar o sistema. “Levamos em consideração que grande parte dessas empresas terceiriza o trabalho com DP e contabilidade e elas também precisam estar preparadas”, afirmou o diretor da Fenacon.
Efeitos nas empresas
Com a mudança proveniente do novo sistema, será necessário treinamento adequado para empresários e funcionários das empresas, especialmente àqueles que trabalham na Contabilidade, no Departamento Pessoal (DP) ou Recursos Humanos (RH). Segundo um levantamento feito pela Fenacon ainda em 2015, são mais de 800 mil profissionais e quase 10 milhões de empresas em todo o Brasil que precisarão se adaptar para trabalhar corretamente com o sistema.
O pedido de implantação em fases do eSocial, inclusive, foi feito no intuito de, justamente, dar mais tempo aos empresários para se adaptar às mudanças, treinar seus funcionários, adaptar o parque tecnológico e fazer tudo de forma segura, sigilosa e correta. “É certo que o eSocial irá provocar uma grande mudança no relacionamento entre empresas e governo”, complementou Antônio Lisboa.
“É importante que sua operacionalização ocorra de forma segura, sem contratempos, dando tempo para que tanto o governo como a iniciativa privada possam se preparar adequadamente para operar esse novo sistema”, continuou Lisboa.
O advogado da CNC participou de reunião do Grupo de Trabalho de Saúde Ocupacional (GTSO) da Confederação, realizada em 7 de dezembro de 2017, no Rio de Janeiro. O eSocial foi um dos temas debatidos no encontro, justamente por conta da obrigatoriedade da transmissão dos dados de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), como a seguir:
• Tabela de Ambientes de Trabalho;
• Comunicação de Acidente de Trabalho;
• Monitoramento de Saúde do Trabalhador;
• Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;
• Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial.
Esses são os itens relacionados diretamente a SST, mas outros dados em outros eventos serão utilizados para compor as informações existentes nos formulários substituídos, como o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Como muitas das informações em meio digital não proporcionam uma visão precisa sobre as condições de trabalho nas empresas, há a preocupação com um entendimento equivocado por parte dos órgãos de fiscalização.
Para Luis Mamari, assessor especial da Gerência de Saúde da CNC, há o risco de se haver um entendimento automático do sistema caso a empresa informe um grau de insalubridade que seja diferente de outra do mesmo ramo, por exemplo. “O sistema pode interpretar a necessidade de alguns requisitos que não condizem com a realidade da empresa”, disse Mamari.
Alexandre de Marca, chefe da Divisão de Saúde e Recursos Humanos da CNC e coordenador do GTSO, lembrou que a entrada em vigor do eSocial não implica nenhuma alteração na legislação vigente que trata das obrigações que precisam ser informadas ao governo. “A única mudança é que as informações serão transmitidas por meio digital, mas o que está na lei permanece como soberano”, disse.
Cronograma de implantação
A partir do faseamento da implantação do eSocial para as empresas, o cronograma permitiu um escalonamento das informações a serem transmitidas, segmentando as organizações por porte. Desde 8 de janeiro de 2018, empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões (cerca de 14 mil empresas brasileiras) já estão obrigadas a realizar a primeira etapa, que é a de Cadastro do Empregador e Tabelas.
Neste primeiro momento, apenas as informações cadastrais dos empregadores e as relativas às suas tabelas, tais como estabelecimentos, rubricas, cargos, etc., deverão ser preenchidas. Somente em março, serão enviados os dados da segunda etapa, que são as informações sobre os trabalhadores e os seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos).
A terceira etapa consiste em informar os Eventos Periódicos, como a Folha de Pagamento, e em seguida a substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada. Por f
im, serão enviados os dados relacionados a segurança e saúde do trabalhador.
O calendário passa a valer em julho de 2018 para empresas com faturamento menor que R$ 78 milhões, inclusive MPEs e MEIs com empregados, e somente em 2019 para órgãos públicos.
Vale lembrar que, com a entrada em vigor da reforma trabalhista (Lei nº 13.467, de 13 de julho de 2017), foram efetuadas algumas mudanças na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), mas isso não implica na transmissão dos dados no eSocial, pois os ajustes relacionados ao que mudou com a reforma já foram feitos no sistema.
Transmissão das obrigações fiscais
O cumprimento das obrigações fiscais também passará a ser feito por meio digital e já entra em vigor nos mesmos prazos do eSocial. As informações previdenciárias, tributárias e fiscais das empresas, que deverão ser transmitidas na terceira fase da implantação, junto com os Eventos Periódicos, serão enviadas por meio da Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf), da Receita Federal. “Essas informações inicialmente fariam parte do eSocial, mas foram colocadas à parte justamente por conta do grau de complexidade dos dados que, na maioria dos casos, os setores de DP e RH.
A EFD-Reinf abarca todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. “A nova escrituração substituirá as informações contidas em outras obrigações acessórias, tais como o módulo EFD-Contribuições, que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB)”, disse Antônio Lisboa, advogado da CNC.
Para mitigar os erros e evitar o que aconteceu na implantação do eSocial para trabalhadores domésticos em 2016, foram realizados diversos testes. Em junho do ano passado, o governo federal disponibilizou o manual do eSocial com testes exclusivos para as empresas de Tecnologia da Informação até 31 de junho e, a partir de 1° de agosto, o ambiente de testes foi aberto para empresas de todos os segmentos. “Os testes serviram inclusive para evitar uma atualização da versão final precocemente, enquanto as empresas ainda estão se adaptando”, informou Hélio Donin.
Planejamento é a chave O eSocial vai trazer uma mudança grande na estrutura, na rotina e na cultura das empresas, que precisarão se adaptar à nova realidade na transmissão dos dados ao governo. “Será importante que os empresários preparem bem, por meio de treinamento, o seu pessoal de RH e da área financeira”, afirmou Patricia Duque, chefe da Divisão Sindical da CNC.
Patricia lembrou ainda o papel das entidades sindicais no processo, uma vez que elas também estão incluídas no eSocial. “As entidades sindicais poderão ter, em sua área de atuação, um programa de desenvolvimento de produtos e serviços nesse âmbito, especialmente, no que tange aos sindicatos que representam a categoria econômica das empresas de serviços contábeis”, completou.
Para Hélio Donin Junior, diretor da Fenacon, o momento é de conscientização dos empresários e capacitação das bases associadas. “A palavra é planejamento. Um bom planejamento proporciona redução de custo e a utilização do eSocial como uma ferramenta gerencial”, explicou. É importante lembrar que a não adequação ao eSocial dentro dos prazos previstos pode gerar multas de mais de R$ 180 mil para as empresas. Não comunicar, por exemplo, afastamento temporário do empregado no sistema poderá gerar multa entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63, independentemente do motivo, que pode ser auxílio-doença, férias ou licença-maternidade.
Para auxiliar os empresários, está disponível o Manual para Desenvolvedores, com as diretrizes de uso do ambiente restrito, além do canal de comunicação com a equipe de suporte para que seja feito o registro das ocorrências reportadas pelas empresas que utilizam o ambiente. Acesse o manual no site da CNC aqui.
Outras informações sobre o eSocial podem ser encontradas no site.
Fonte: CNC
